Quelles sont les durées de conservation des documents ?

En vue de vous faire gagner du temps sur les durées de conservation des documents, Akelium vous met à disposition les informations et liens suivant qu’il convient toujours de valider fonction de l’évolution règlementaire et législative entre les textes français et européens.

 

Cadre règlementaire pour les professionnels des durées de conservation et supports

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (même si rien n’empêche l’entreprise de l’archiver plus longtemps, sauf s’il contient des données personnelles). Ces délais de prescription (induits par les délais de reprise de l’administration, délais pendant lesquels elle peut mener des contrôles a posteriori) varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.

Vous pouvez poser toutes vos questions ici sur notre formulaire en ligne ou par téléphone au 02 40 630 710.

 

Document civil et commercial

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale 5 ans art. L.110-4 du code de commerce
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans art. L.137-2 du code de la consommation
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation art. L.134-2 du code de la consommation
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans art. 2227 du code civil
Correspondance commerciale 5 ans art. L.110-4 du code de commerce
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) 5 ans art. L.110-4 du code de commerce
Document de transport de marchandises 5 ans art. L.110-4 du code de commerce
Déclaration en douane 3 ans art. 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992
Police d’assurance 2 ans à partir de la résiliation du contrat art. L.114-1 du code des assurances
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) 5 ans à partir de la fin de la protection art. 2224 du code civil
Dossier d’un avocat 5 ans à partir de la fin du mandat art. 2225 du code civil

 

Pièce comptable

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice art. L.123-22 du code de commerce
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice art. L.123-22 du code de commerce

 

Document fiscal

Type d’impôt Durée de conservation Texte de référence
Impôt sur le revenu et sur les sociétés 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2015) art. L.169 du livre des procédures fiscales
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel 2 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2014) art. L.169 du livre des procédures fiscales
Impôts sur les sociétés pour l’ EIRL , des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) 2 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2014) art. L.169 du livre des procédures fiscales
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) 1 an à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant la taxe foncière due pour 2012, payée en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2013) art. L.173 du livre des procédures fiscales
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2015) art. L.174 du livre des procédures fiscales
Taxes sur le chiffre d’affaires ( TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2015) art. L.176 du livre des procédures fiscales

 

Attention : les délais sont portés à 10 ans, en cas d’activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite…

 

 

Document social (société commerciale)

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS ) art. 2224 du code civil
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice art. L.123-22 du code de commerce
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) 5 ans art. 2224 du code civil
Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. 5 ans à partir de la fin de leur utilisation art. 2224 du code civil
Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. 3 derniers exercices art. L.225-117 du code de commerce

 

 

Gestion du personnel

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans art. L.3243-4 du code du travail
Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié art. R.1221-26 du code du travail
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite… 5 ans art. 2224 du code civil
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans art. D.3171-16 du code du travail
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation 1 an art. D.3171-16 du code du travail
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail. Vérification et contrôle du CHSCT . Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans art. D.4711-3 du code du travail

 

Sous quelle forme peut-on conserver ses papiers ?

Mise à jour le 20.02.2013 – Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre)

Les documents à conserver se présentent le plus souvent sous forme papier (quittances de loyer, contrats d’assurance, avis d’imposition, …), mais ils peuvent aussi vous être envoyés par courrier électronique ou être mis à votre disposition sur un site internet sous forme de documents numérisés (e-documents bancaires, factures de fournisseur d’accès à internet ou d’énergie, relevé de remboursement de l’assurance maladie, …).

Ces différents supports (numérique ou papier) ont la même valeur juridique et les mêmes durées de conservation.

En revanche, si vous scannez vous-même des documents papier pour les conserver sur votre ordinateur personnel ou sur tout moyen de stockage (clé, disque externe, …), ils n’ont pas la valeur juridique d’un original et ne pourront pas être utilisés dans une action en justice, notamment.

Références

Code civil

 

 

Paragraphe 1 : Dispositions générales.

Article 1316 En savoir plus sur cet article…

Modifié par Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 – art. 1 JORF 14 mars 2000

La preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d’une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d’une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission.

Article 1316-1 En savoir plus sur cet article…

Créé par Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 – art. 1 JORF 14 mars 2000

L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

Article 1316-2 En savoir plus sur cet article…

Créé par Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 – art. 1 JORF 14 mars 2000

Lorsque la loi n’a pas fixé d’autres principes, et à défaut de convention valable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en déterminant par tous moyens le titre le plus vraisemblable, quel qu’en soit le support.

Article 1316-3 En savoir plus sur cet article…

Créé par Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 – art. 3 JORF 14 mars 2000

L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier.

Article 1316-4 En savoir plus sur cet article…

Créé par Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 – art. 4 JORF 14 mars 2000

La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie celui qui l’appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte.

Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat.

Vous pouvez poser toutes vos questions ici sur notre formulaire en ligne ou par téléphone au 02 40 630 710.

 

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